データの入力規則

プルダウンで、リストに中から選択できるようにしておくと、入力する手間を省けて、データの作成が早くなります。

リストを作成

プルダウンにしたい時には、まず表示させたいリストを作ります。

リストに載っていないデータの入力をすると、エラー値を返してくれるので、リストにあるデータだけになり、入力の間違いなどが防げます。

全国の県名や市町村等々、入力するミスと手間が省けます。

Excelでリスト作成する場合は、同じブックのシートの中でも、別のブックでも大丈夫。表にして作成しておきます。

アンケートなど、入力ミスが減り、集計しやすくなります。

データの入力規則

データを、プルダウンで選択できるようにするには、Excelの『データ』タブ、『データツール』の中の『データの入力規則』から設定します。

『データの入力規則』をクリックして、「入力値の種類」「データ」「元の値」などを設定します。

「リスト」は、「入力値の種類」からプルダウンで『リスト』を選択し、「元の値」に作成した『リスト』の表をドラッグして入れます。（=リスト！\B\2:\B\7）と表示されています。

ドラッグすると、自動的に「＝リストの範囲」が絶対参照（指定したリストの範囲（固定したいセルの両側に￥が付いています）になって設定できます。

今回は、列と行を固定したいので絶対参照にしているという事です。F4を押すたびに、行と列の固定、列の固定、行の固定に変わります。

どこを固定したいかによって、変えますが、今回は、リストから選択するために、行と列を固定資したかったので、絶対参照にしました。

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間違いは、設定で減らそう

最小値と最大値を入力して、その間の数値だけを入力できるように設定することが出来ます。

「月」を入力したい場合、12か月なので、整数の１から１２と設定しておけば、１３以上は、エラーとなり間違いが減らせますよね。

「入力値の種類」から設定できる種類です。使い方が広がります。

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リストに無ければ、入力できません

リストに無いデータの入力をした場合、エラーになり入力できません。

データが増えた時には、リストに追加し、入力規則のリストを修正しましょう。

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入力時メッセージ

タイトルとメッセージを入力して、表示したいメッセージに変えることができます。

わかりやすいメッセージを作成してみましょう。

エラーメッセージは、「スタイル」のプルダウンから、「停止」「注意「情報」を選択することもできます。「停止」は『赤い×』ですが、「注意」や「情報」も確認しておきましょう。

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リストが多すぎる場合

リストのデータが多すぎすと、選択するのが大変になってしまう場合があります。

入力規則の中に、日付があって、1日から31日まで。探すのに時間がかかり、イライラすることがあります。

入力した方が早いような時は、入力規則を使わなくても良いかもしれません。

オートコンプリートでは、履歴から入力できます。入力を始めたところの下に、使ったことのある言葉が出てきます。それを選べば入力する手間が省けますよね。

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まとめ

少ないリスト、多すぎるリストもデータの入力規則を使わなくても良いかもしれません。

例えば、「男性」は、「男」「男子」「男性」などがあり、人によって入力の仕方が違うので、データを統一したい場合などに使うと良いですね。

職場で、「プルダウンが選べなくなったけど、直せる？」と言われたことがあります。

『データの入力規則』を確認してみましょう。データを足したり、減らす場合も設定した内容を確認し、一旦クリアにしてから再設定してみましょう。

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