大量に郵送物を送る時、住所や、宛名を入れたラベルを作っていますか？
設定は出来たのに、1ページしか見えないのは、どうして？と聞かれました。「結果のプレビュー」ではなく、「完了と差し込み」から「すべて」を選択しましょう。
住所録を作っておく。
Excelでも、Wordでも大丈夫。
郵便番号、住所、会社名、担当者名など、郵送するときに必要な項目を入れた表を作っておく。
後で、項目を選択するようになるので、「郵便番号」「住所」など一つのセルに一つ等、項目別に入れておくと、使いやすい住所録になります。
差し込み印刷を開始
Wordの差し込み文書タブの中の、『差し込み印刷の開始』をクリックして「差し込み印刷の開始」の『▼』をクリックして、ラベルを選択します。
Word文書にも差し込めますが、今回は、ラベルシートに印刷です。
次に用紙を選択します。まず、ラベルの製造元を選択します。次に用紙の製造番号を選択します。製造番号は、ラベルシートの表の袋に書いてあります。選択したら、OKを押します。
既存のリスト
まず、『宛先の選択』をクリックします。
作成した住所録を使用する時には、『既存のリストを使用』クリックして、作成した住所録を選択します。住所録を最初に作成しておけば、とても楽にラベルが作れますよ。(^_-)-☆
差し込みフィールドから
郵便番号の前に『〒』があった方が解りやすいので、『〒』と入力します。
「差し込みフィールド」から、『〒』の右に郵便番号を選択し、Enter。次に『住所』それから、『組織名』『担当者名』を選択してその度にEnterします。
すると、下記のように入力できます。(*^^*)
最後に、個人名なら、「様」「法人名」なら「御中」などと名前の後に入力します。
一枚目が出来ました。次にすべてのラベルに住所録すべての住所等を差し込むために、『複数ラベルに反映』を使います。
複数ラベルに反映
「文章入力とフィールドの挿入」の中の「ルール」の下にある『複数ラベルに反映』をクリックすると、今設定した通り、何枚あったとしても全てのラベルに反映されます。
「完了と差し込み」で確認できます。
宛先の選択
宛先の住所録の中から、必要な一部だけのラベルを作りたい、という時がありますね。
そんな時は、『宛先の選択』から設定します。必要な宛先に「✓」を入れます。
完了と差し込み
「完了と差し込み」をクリックし、「個々のドキュメントの編集」クリック。
「すべて」にチェックを入れて、OK。
差し込みができたので、印刷します。上手く印刷出来ましたか。(*^^*)
同じラベルを何枚も作りたい。
『すべてのラベルに印刷』で、同じラベルを12面や一枚だけ印刷ができます。
返信用として、自分の住所や名前などを入力して作っておきたい場合や、同じ宛先に、ひんぱんに送る必要がある時などには、作っておくと便利ですね。
宛先の□の中に、郵便番号、住所、宛先の名前等を、手入力します。12枚すべてに印刷するのか、1枚だけ印刷するのか、チェックを入れて選択できます。
まとめ
「複数ラベルに反映」を知らなかった方に、驚かれました。チェックを入れるだけで、住所録にあるラベルが出来てしまうのですから、便利です、覚えておきましょう。
「複数ラベルに反映」に、チェックを入れるだけで、何件あっても差し込んだものが反映されます。一枚づつ、入力していたら、何時間もかかりますね。(^-^;
「A-one」に載っていたのは、最大3000件です。大量に発送する時、一回の設定ですべてのラベルが出来たら、時間短縮できますよね。
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