大量の郵送物を準備するとき、住所や宛名ラベルを作るのに困ったことはありませんか？
「設定はできたのに、1ページしか表示されない…なぜ？」とつまずいていませんか？ 実は、解決方法はとても簡単！「結果のプレビュー」ではなく、「完了と差し込み」から「すべて」を選択するだけで、すべての宛名ラベルを正しく表示できます。この記事では、初心者でも迷わずできる差し込み印刷のやり方を丁寧に解説します。
住所録は作っておくこと
Excelでも、Wordでも大丈夫です。
郵便番号、住所、会社名、担当者名など、郵送するときに必要な項目を入れた表を作っておく。
後で、項目を選択するようになるので、「郵便番号」「住所」など一つのセルに一つ等、項目別に入れておくと、使いやすい住所録になります。
差し込み印刷を開始
Wordの差し込み文書タブの中の、『差し込み印刷の開始』をクリックして「差し込み印刷の開始」の『▼』をクリックして、ラベルを選択します。
Word文書にも差し込めますが、今回は、ラベルシートに印刷です。
次に用紙を選択します。まず、ラベルの製造元を選択します。次に用紙の製造番号を選択します。製造番号は、ラベルシートの表の袋に書いてあります。選択したら、OKを押します。
既存のリスト
まず、『宛先の選択』をクリックします。
作成した住所録を使用する時には、『既存のリストを使用』クリックして、作成した住所録を選択します。住所録を最初に作成しておけば、とても楽にラベルが作れますよ。(^_-)-☆
差し込みフィールドから
郵便番号の前に『〒』があった方が解りやすいので、『〒』と入力します。
「差し込みフィールド」から、『〒』の右に郵便番号を選択し、Enter。次に『住所』それから、『組織名』『担当者名』を選択してその度にEnterします。
すると、下記のように入力できます。(*^^*)
最後に、個人名なら、「様」「法人名」なら「御中」などと名前の後に入力します。
一枚目が出来ました。次にすべてのラベルに住所録すべての住所等を差し込むために、『複数ラベルに反映』を使います。
複数ラベルに反映
「文章入力とフィールドの挿入」の中の「ルール」の下にある『複数ラベルに反映』をクリックすると、今設定した通り、何枚あったとしても全てのラベルに反映されます。
「完了と差し込み」で確認できます。
宛先の選択
宛先の住所録の中から、必要な一部だけのラベルを作りたい、という時がありますね。
そんな時は、『宛先の選択』から設定します。必要な宛先に「✓」を入れます。
完了と差し込み
「完了と差し込み」をクリックし、「個々のドキュメントの編集」クリック。
「すべて」にチェックを入れて、OK。
差し込みができたので、印刷します。上手く印刷出来ましたか。
同じラベルを何枚も作りたい。
『すべてのラベルに印刷』で、同じラベルを12面や一枚だけ印刷ができます。
返信用として、自分の住所や名前などを入力して作っておきたい場合や、同じ宛先に、ひんぱんに送る必要がある時などには、作っておくと便利ですね。
宛先の□の中に、郵便番号、住所、宛先の名前等を、手入力します。12枚すべてに印刷するのか、1枚だけ印刷するのか、チェックを入れて選択できます。
まとめ
「複数ラベルに反映」という機能は、意外と知られていないかもしれません。
チェックを入れるだけで、住所録のすべてのデータが瞬時にラベルに反映され、作業効率が大幅にアップします。「A-one」の情報によれば、最大3,000件まで対応できます。効率的に作業を終わらせて、空いた時間を楽しんでください！
コメント