大量の郵送物を準備するとき、住所や宛名ラベルを作るのに困ったことはありませんか？
「設定はできたのに、1ページしか表示されない…なぜ？」とつまずいていませんか？ 実は、解決方法はとても簡単！「結果のプレビュー」ではなく、「完了と差し込み」から「すべて」を選択するだけで、すべての宛名ラベルを正しく表示できます。この記事では、初心者でも迷わずできる差し込み印刷のやり方を丁寧に解説します。
差し込み印刷って何？まずは基本を知ろう
年賀状や案内状を作るときに、宛名を一つひとつ手入力していませんか？
人数が多いと時間もかかりますし、入力ミスの原因にもなりますよね。
実は、Word の「差し込み印刷」を使えば、住所録から自動的に宛名を取り込んでラベル印刷ができるんです。
「難しそう…」と感じるかもしれませんが、手順に沿って進めれば初心者でも大丈夫。
この記事では、Excelで住所録を作るところから、Wordでの差し込み印刷の設定、そして印刷までをスクリーンショット付きで分かりやすく解説します。
これを読めば、きっと「宛名印刷も怖くない！」と思っていただけるはずです。
準備（住所録の作成）
差し込み印刷をスムーズに行うためには、まず 住所録を事前に準備 しておく必要があります。
Word だけでも作れますが、Excel で一覧表にしておくと後で使いやすくなります。
ポイント1：列名（氏名・郵便番号など）は必ず一行目にそろえておきます。一つのセルには一つのデータだけにします。
ポイント2：不要な空白行は入れないようにしましょう。後の差し込みで読み込む際にエラーの原因になります。
郵便番号を数字だけにすると先頭の「0」が消えてしまうので、必ず「文字列」として入力するか、ハイフン付きで記録するのがおすすめです。
「住所1」と「住所2」として、『住所』と『マンション名』を分けておくと、マンション名などの扱いがきれいになります。
このようにしておくと、次の「差し込み印刷の開始」でスムーズに住所録を呼び出せます。名前を付けて保存する際には、呼び出す時にわかるようにしておくのも基本です。
Wordで差し込み印刷を開始する方法
Wordの「差し込み文書」タブ、「差し込み印刷の開始」をクリックし、右にある『▼』をクリックして、ラベルを選択します。
次に用紙を選択します。まず、ラベルの製造元を選択します。次に用紙番号を選択します。製造番号は、用紙パッケーに書いてあります。選択したら、OKを押します。
ここで選んだ設定が、実際に印刷するときの用紙と一致していないと、宛名がずれてしまうので要注意です。
用紙パッケージに必ず「型番」が書いてありますので、それを選んでください。
既存の住所録を読み込む（リストの選択）
「宛先の選択」から「既存のリストを使用」をクリック。
先ほど作成した Excel ファイルを指定。
読み込むシートを確認して「OK」をクリック。
この時に「テーブル」「シート1」など選択画面が出る場合は、住所録を入力したシートを選びましょう。
先ほど作成したExcel住所録を選択。住所録を事前に作成して準備をしておけば、いつでも簡単にラベルが作れます。(^_-)-☆
宛名の配置：「差し込みフィールド」を挿入する
次に、ラベルの中に「宛名を表示させる部品」を配置します。
- ラベルの1枚目（左上の枠）をクリック。
- ［差し込みフィールドの挿入］をクリックして、必要な項目を選びます。
- 配置のイメージ：
〒«郵便番号»
«住所1»«住所2»
«氏名» 様
このように入力しておくと、実際の宛名が反映された時に見やすいラベルになります。
※フォントや文字サイズもここで調整可能です。
郵便番号を差し込みたいところに『〒』と『様』『御中』は、入力しておきます。≪ ≫の間に差し込んだデータが入ります。
「差し込みフィールド」から、『〒』の右に郵便番号を選択Enter。次に『住所』それから、『組織名』『担当者名』を選択してその度にEnter。
一枚目が出来ました。次にすべてのラベルに住所録すべての住所等を差し込むために、『複数ラベルに反映』を使います。
複数のラベルに宛名を反映させる
ラベルの1枚目に宛名フィールドを配置しただけでは、まだ他のラベルに反映されていません。
ここで一括反映させましょう。
- ［差し込み文書］タブの ［複数ラベルに反映］ をクリック。
- すると、1枚目に配置したフィールドが、すべてのラベルにコピーされます。
※ この操作を忘れると、印刷時に1枚目しか宛名が出ないので注意しましょう。
「結果のプレビュー」で実際の宛名を確認しましょう。
宛先を選んでプレビューで確認する
全ラベルに反映できたら、次は正しく表示されているか確認します。
- ［結果のプレビュー］をクリック。
- 住所録に登録したデータが、実際のラベルに反映されて表示されます。
- ［レコードの移動］ボタンを押すと、住所録の2件目、3件目の宛名も確認できます。
※ レイアウトが崩れていたり、文字が小さすぎたりする場合は、この段階で調整しておくと安心です。
宛先の住所録の中から、必要な一部だけのラベルだけを作りたい、という時がありますね。
そんな時は、『宛先の選択』から設定します。必要な宛先に「✓」を入れます。
印刷を実行！「完了と差し込み」
最終チェックが済んだら、いよいよ印刷です。
- 「完了と差し込み」「個々のドキュメントの編集」、『レコードの差し込み』もしくは『文書の印刷』で「すべて」にチェックを入れてOK。
- 試しに印刷したい場合は、『現在のレコード』を選択します。
- 印刷プレビューで位置を確認し、ラベル用紙をセットして印刷開始。
※ 最初から大量印刷はせず、試しに1ページだけ印刷してみると安心です。
※ 用紙の上下が逆になっていないか、給紙方向に注意しましょう。
の順にクリック。
応用編：同じ宛名ラベルをまとめて作成したい時のコツ
差し込み印刷は基本的に「住所録にある人数分」だけ宛名を作ります。
でも、たとえば同じ宛名を何枚も欲しい場合（会社で部署ごとに貼る時など）には工夫が必要です。
方法1：住所録に同じデータを追加する
- Excelの住所録で、同じ宛名を必要な枚数だけコピーして追加しておきます。
- 例：「山田太郎」を3回入力すれば、ラベルも3枚出力されます。
方法2：印刷時に枚数を調整する
- プリンタの印刷設定で同じページを複数部数出すように設定する。
- ただしこの方法だと、1ページすべてが同じ宛名になります。
※ 部分的に「この人だけ複数欲しい」という場合は、方法1 が便利です。
まとめ：これで宛名印刷も怖くない！
差し込み印刷は一見むずかしく感じますが、実際は次の流れに沿って進めるだけです。
- Excelで住所録を準備
- Wordで差し込み印刷を開始
- 宛名フィールドを配置して全ラベルに反映
- プレビューで確認
- 完了と差し込み → 印刷
一度やり方を覚えてしまえば、年賀状や案内状、ラベル作成がぐっと楽になります。差し込み印刷は最初はややこしく見えますが、手順通りに進めれば誰でもできます。
「宛名を手書きするのは大変…」と思っていた方も、これでパソコンから手軽に印刷できるようになりますよ。
この記事を見ながら、ぜひ一度試してみてください。
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