「Excelのデータが多すぎて、必要な情報を探すのが大変…」そんなときに便利なのが「オートフィルター」機能です。
ボタンひとつで特定のデータを簡単に絞り込めるので、探したい情報をすぐに見つけられます。本記事では、Excel初心者でもすぐに使えるオートフィルターの基本を、わかりやすく解説します！
『並べ替えとフィルター』で並べ替え
オートフィルターは、データを整理・抽出するのに便利な機能です。Excelの『データ』タブにある「並べ替えとフィルター」の中にあり、じょうごのような形のアイコンが目印です。クリックすると、データ範囲の一番上のセルの右端に『▼』が表示され、必要なデータだけを簡単に抽出できます。
オートフィルターの基本操作で出来る事
- データの抽出：フィルターを適用すると、特定の条件に合うデータだけを表示できます。
- 並べ替え：昇順・降順の並べ替えができ、優先順位を決めることも可能です。
- 例えば、「最優先されるキー」として特定の列を選択し、次に優先するキーも設定できます。
- 詳細な抽出：より細かい条件でデータを絞り込みたい場合は、『レベルの追加』をクリックすると、さらに詳細な並べ替えができます。
データの集計や整理にとても役立ちます。
私自身、40万件のデータを扱う際に頻繁に使用していました。膨大なデータの中から必要な情報を素早く取り出せるため、大量のデータを扱う場面では特に便利です。
ガソリン代の科目を抽出しました
ガソリン代の前にある□に✔を入れて、ガソリン代だけを抽出しました。
『じょうご』の形の、「フィルター」ですが、データを絞り込むことが出来ます。検索の所に、『ガソリン代』にチェックを入れて「OK」しました。費目ごとの、合計も出せます。
色フィルターを使えば色でも絞り込める
オートフィルターを活用して効率的にデータを整理しよう
オートフィルターを使えば、色フィルターで特定の費目やデータを簡単に絞り込むことができます。たとえば、費目ごとに色を付けておけば、後から「青だけを表示」するなどの絞り込みが可能です。
色や数値での並べ替え・絞り込み
- 色で並べ替え：「セルの色で並べ替え」から青色を選択すると、青色のセルが優先的に並びます。
- 数値フィルターの活用：「指定した数値に等しい」「指定の値より大きい」などの条件を設定することで、より必要な数値を素早く抽出できます。
可視（見えている）セルに連続番号を振りたい
オートフィルターで抽出データに番号をつける方法
「抽出したデータだけに番号を振りたい」ときは、『検索と選択』→『選択オプション』 で『可視セル』にチェックを入れると、フィルターで表示されたデータだけに連続番号を振ることができます。
まとめ
実際の活用例
私の職場では、35万件を超える大量のデータの中から対象者を抽出する際によく活用していました。オートフィルターを使い、並べ替えの優先キーを設定することで、必要なデータをすばやく集計できます。
大量のデータを扱うときには、オートフィルターの使い方を覚えておくと、作業効率が大幅に向上します。パソコン操作をマスターすると、仕事がよりスムーズになりますね。ぜひ活用してみてください！
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